Cách S2 - Sắp xếp hiệu quả trong 5S

Hoàn thành xong S1 – Sàng lọc, chúng ta đã loại bỏ, xử lý được những vật dụng không cần thiết. Bước tiếp theo bạn cần thực hiện là S2 – Sắp xếp. Những thông tin dưới đây sẽ cho biết về lợi ích, cách thực hiện của S2 hiệu quả, hãy cùng theo dõi bạn nhé!

Khái niệm S2- Sắp xếp

Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng cần thiết (vẫn có thể dùng được) vào những vị trí sao cho hợp lý, ngăn nắp, trật tự, tiện ích và khi sử dụng đảm bảo được an toàn.

Những lợi ích khi sắp xếp

- Tạo nên môi trường quản lý và kiểm soát trực quan theo quy tắc 5D hay 5 dễ: Dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy, dễ kiểm tra, dễ trả lại.

- Giúp loại bỏ những lãng phí như: Do di chuyển, tìm kiếm, thời gian, công sức. Hơn nữa, còn lãng phí bởi môi trường làm việc không an toàn gây nhiều thiệt hại (dễ rơi đổ, đồ đạc bừa bộn làm vấp ngã,...)

Những lợi ích của S2 – Sắp xếp

- S2 – Sắp xếp là chìa khóa cho sự chuẩn hóa – nhất quán trong việc hiểu cũng như trong thực hiện. Chúng được phân bố theo khu vực riêng và có dấu hiệu nhận biết. Từ đó, mọi người có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm được vật dụng mình cần hoặc trả lại vị trí ban đầu.

- Chưa hết, nếu thực hiện tốt được cặp đôi 2S (sàng lọc và sắp xếp), bạn đã tạo nên sự thay đổi đáng kể.

Các bước thực hiện S2- Sắp xếp

Chỉ với 2 bước đơn giản, bạn đã có thể thực hiện S2 – Sắp xếp một cách hiệu quả rồi đấy. Cụ thể:

Xác định vị trí thích hợp

- Trước tiên, muốn xác định vị trí thích hợp cho từng vật dụng, bạn có thể áp dụng sơ đồ Spaghetti (sơ đồ mì Ý) để xem lại có chỗ nào chưa hợp lý cần bày trí lại. Sau đó, cảm thấy sơ đồ ổn rồi bạn có thể bắt tay vào tiến hành sắp xếp.

- Tiếp theo, trong quá trình sắp xếp nếu thấy chưa hợp lý bạn hãy lập lại bản đồ Spaghetti theo các bố trí mới và áp dụng.

- Cuối cùng, bạn hãy đánh giá hiệu quả và tiếp tục cải tiến bản đồ.

Ở bước này, bạn cần lưu ý: Hãy đặt một số vật dụng ở nơi làm việc từ nhỏ đến lớn theo mức độ sử dụng. Hãy đặt gần nhau nếu 2 hoặc 4 vật dụng bạn thường xuyên sử dụng hoặc chia ra và sắp xếp theo từng bộ theo từng khu vực.

Áp dụng sơ đồ Spaghetti để thực hiện S2 – Sắp xếp hiệu quả hơn

Nhận diện vị trí đã quy định

Việc tiếp theo sau khi tìm được vị trí thích hợp là làm sao để mọi người biết và tuân thủ đúng. Có một số chiến lược thường được áp dụng như:

- Làm ký hiệu sơn màu: Sử dụng sơn màu hoặc băng dính có màu để xác định các vị trí trên sàn, lối đi, hành lang và trên tường. Kích thước bề rộng thường dùng khoảng từ 7 – 10cm.

- Sử dụng chiến lược bảng ký hiệu (Signboard): Các vật dụng, vị trí, số lượng lưu trữ có thể xác định được số lượng chính xác hoặc giới hạn số lượng min-max.

Nguyên tắc của S2 là: Mỗi vật đều được xác định vị trí riêng và phải được đặt đúng vị trí đó. Để có thể thực hiện tốt bước này, bạn hãy tự đặt câu hỏi: Đặt đồ ở đây đã chuẩn chưa? Làm thế nào để biết đặt ở đó là đúng rồi? Nếu chưa hợp lý nên để ở đâu mới được?

Trên đây là những thông tin cho biết cách thực hiện S2 – Sắp xếp hiệu quả, chúc bạn áp dụng thành công nhé!

Theo: Vietquality.vn