5 bước xây dựng, quản lý quy trình cho doanh nghiệp hiệu quả

Xây dựng quy trình luôn là vấn đề khó với doanh nghiệp. Vì vậy bài viết dưới đây là 5 bước xây dựng, quản lý quy trình cho doanh nghiệp hiệu quả mà hệ thống muốn chia sẻ đến bạn. Cùng tham khảo những thông tin này bạn nhé!

Design: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp

Đối với việc xây dựng các quy trình trong doanh nghiệp cần tuân thủ theo 5 nội dung sau đây:

Xác định nhu cầu,mục đích, phạm vi của công việc

5 bước xây dựng, quản lý quy trình cho doanh nghiệp hiệu quả

Đầu tiên nhà quản lý cần xác định được nhu cầu, phạm vi áp dụng của chúng. Cũng như mục đích mà họ muốn hướng đến khi đưa ra quy trình. Chỉ có phân tích và đưa ra những yếu tố này thì quy trình mới đưa vào vận hành một cách hiệu quả nhất định.

Chuẩn hóa quy trình thành bản mô tả

Nội dung của bản mô tả quy trình được khuyến khích xây dựng trên công thức 5W – H- 5M. Công thức này được xem như là xương sống để định hình được quy trình. Cụ thể là:

Why - xác định mục tiêu và yêu cầu của công việc

Trước khi xây dựng được quy trình nào bạn cần trả lời được những câu hỏi như:

- Vì sao bạn phải xây dựng quy trình này?

- Nó có ý nghĩa như thế nào với bộ phận và tổ chức của bạn?

- Nếu không làm thì sẽ như thế nào?

Theo cách khác đây là nội dung truyền tải mục tiêu của quy trình. Giúp bạn có thể kiểm soát, đánh giá được kết quả cuối cùng.

What - xác định nội dung công việc

Sau khi vạch rõ mục tiêu, yêu cầu công việc bạn có thể xác định được nội dung công việc bạn cần làm gì. Cụ thể các bước để thực hiện công việc đó ra sao?

Where, Who, When - xác định thời gian, địa điểm thực hiện

Phụ thuộc vào đặc điểm của mỗi quy trình, nhà quản lý sẽ có những câu trả lời khác nhau cho nội dung này:

- Where: Thực hiện công việc ở đâu? Bộ phận nào sẽ kiểm tra? Địa điểm giao hàng tại đâu?

- When: Công việc khi nào sẽ được bàn giao, khi nào sẽ được thực hiện và kết thúc lúc nào?

- Who: Người chịu trách nhiệm chính cho công việc là ai? Người kiểm tra là ai?

How - xác định phương pháp để thực hiện công việc

Bước này bản mô tả sẽ được thực hiện công việc, những tài liệu liên quan, tiêu chuẩn của công việc, cách thức để vận hành máy móc,…

5M - xác định nguồn lực

Có nhiều quy trình chỉ chú trọng đến các bước thực hiện, đầu công việc mà không chú trọng đến nguồn lực. Thực tế, việc quản lý và phân phối nguồn lực là yếu tố đầu đầu tiên bảo đảm đến quy trình diễn ra hiệu quả.

Phân loại đối tượng tham gia vào quy trình

Đối tượng tham gia vào quy trình được chia thành 3 nhóm, cụ thể là:

- Người thực hiện: Là những cá nhân thực hiện tiếp nhận việc hoàn thành các bước.

- Người giám sát: Là người chịu trách nhiệm về kết quả thực thi các đầu công việc của người thực hiện. những cá nhân này có vai trò góp ý và phản hồi để người thực hiện có hướng xử lý quy trình hiệu quả hơn.

- Người hỗ trợ: Là các cá nhân không thực hiện trực tiếp quy trình nhưng gián tiếp hỗ trợ người thực hiện hoàn thành nó qua những góp ý.

Phân loại đối tượng tham gia vào quy trình

Kiểm soát và kiểm tra quy trình

Trong quá trình xây dựng quy trình, nhà quản lý cần xác định phương pháp kiểm soát, kiểm tra liên tục. Với mục đích đánh giá mức độ tối ưu và đưa ra những cải thiện phù hợp với bộ máy vận hành.

Hoàn thiện tài liệu

Một quy trình không được hoàn thiện nếu thiếu những tài liệu hướng dẫn tuân thủ quy định, sử dụng. Cho nên, bạn cần dự trù được và cung cấp những thông tin, biểu mẫu, hướng dẫn vào một bản quy chuẩn. Để có thể hỗ trợ nhân viên tiếp thu quy trình tốt hơn.

Modeling: Mô hình hóa quy trình

Modeling là giai đoạn tiếp theo trong hoạt động quản lý quy trình. Khi nội dung mang tính lý thuyết ở giai đoạn đầu. Mục đích của hoạt động mô hình hóa là để:

- Nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn, có được phần nào đánh giá chất lượng sản phẩm.

- Làm bản tham chiếu cho tái thiết kế của quy trình.

- Là tài liệu giúp nhân viên hiểu được cách thức hoạt động quy trình, nhất là nhân viên mới.

Có nhiều mô hình hóa quy trình, nhưng phổ biến nhất là Flowchart. Đây là phương tiện đồ họa trực quan hóa các bước trong quy trình thành hình ảnh, các điều kiện thay đổi kết quả,…

Execution: Dùng công cụ theo dõi, quản lý, kiểm soát quy trình

Đã đến lúc bạn đưa quy trình của mình vào áp dụng triển khai trên thực tế. Hoạt động này có thể thwucj hiện theo 2 cách là áp dụng quy trình trên giấy tờ (1), sử dụng các phần mềm của công nghệ (2).

Việc sử dụng phần mềm triển khai và quản lý q uy trình tự động có nhiều ưu điểm hơn so với tự quy trình hóa truyền thống của doanh nghiệp như:

- Tiết kiệm không gian.

- Tương tác cao, tiết kiệm được thời gian hướng dẫn.

- Có khả năng lưu trữ các tác vụ quy trình cùng các file trên hệ thống.

- Khả năng thống kê, đo lường hiệu quả công việc của nhân viên được nâng cao.

Dùng công cụ theo dõi, quản lý, kiểm soát quy trình

Monitoring: Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình

Monitoring là nền tảng chính cho cải tiến và phát triển không chỉ với quy trình cụ thể mà còn là hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Để đánh giá hiệu quả hoạt động quy trình, bạn phải theo dõi được các chỉ số PPIs. Những chỉ số này phụ thuộc vào 3 nhóm chính là:

- Nhóm chỉ số về chất lượng kết quả đầu ra.

- Nhóm chỉ số về thời gian thực hiện và đưa kết quả đầu ra.

- Nhóm chỉ số về chi phí.

Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình

Optimization: Điều chỉnh, tối ưu hóa quy trình

Dựa vào những chỉ số ở giai đoạn, bạn có thế xác định được các thiếu sót và hạn chế trong những quy trình hiện tại. Do đó, có thể thiết kế, điều chính chúng để đạt được những kết quả tốt hơn trong tương lai.

Theo Resources.base.vn