Cấu trúc và nguyên tắc khi tạo bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là một trong những tài liệu quan trọng được các doanh nghiệp. JD không chỉ dùng để quản lý nhân lực, thu hút ứng viên tài năng mà còn góp phần định hướng nhân sự.

Để hiểu biết rõ hơn về nguyên tắc cũng như cấu trúc của bản mô tả công việc(JD) bạn hãy cùng hệ thống đón đọc chia sẻ bên dưới.

Bản mô tả công việc(JD) là gì?

Bản mô tả công việc còn được gọi là Job Description – JD. Đây là tài liệu nội bộ, mô tả công việc, trách nhiệm của một người khi đảm nhận vị trí đó phải thực hiện đầy đủ. Không chỉ vậy JD còn giúp các nhân lực có nhiều sáng tạo mới trên con đường phát triển sự nghiệp.

Bản mô tả công việc được hiểu là tài liệu nội bộ, công việc, trách nhiệm của một người khi đảm nhận vị trí đó phải thực hiện đầy đủ

JD còn như một bản hợp đồng giữa đơn vị tuyển dụng và ứng viên.Bên cạnh đó bản mô tả sẽ hỗ trợ các ứng viên nắm rõ được vai trò của mình, nhờ vậy họ nhanh chóng nâng cao được trình độ cũng như hiệu quả khi được nhận vào làm việc .

Tầm quan trọng của JD

Bản mô tả công việc là một trong những tài liệu vô cùng quan trọng để diễn tả nhiệm vụ cũng như trách nhiệm của bạn tại vị trí đó một cách cụ thể hơn. Mọi hoạt động như tuyển dụng nhân sự hay bàn giao công việc thì đều được xây dựng trong JD.

JD còn giúp các ứng viên hiểu rõ hơn về các tiêu chuẩn, đưa ra định hướng tốt hơn trong công việc. Từ đó giúp họ cố gắng hoàn thành các công việc được giao một cách tốt nhất.

Nội dung trong JD

Đối với mỗi doanh nghiệp đều có những bản mô tả khác nhau. Tuy nhiên vẫn cần phải nắm rõ những nội dung sau:

- Thông tin chung về công việc: Bao gồm chức danh công việc, bộ phận trực thuộc cũng như mối quan hệ cấp trên và cấp dưới.

-  Mục đích công việc: Nêu khái quát yêu cầu về chức năng chính của công việc.

- Nhiệm vụ: Để đạt kết quả đầu ra công việc thì nhân viên cần thực hiện với tần suất/ chu kỳ bắt buộc.

- Quyền hạn trong công việc: Được thực hiện trong suốt quá trình làm việc.

-  Điều kiện chính: Gồm các yếu tố như giờ giấc, phương tiện đi lại, và môi trường làm việc.

- Tiêu chuẩn: Muốn thực hiện công việc tốt thì đây là điều cần thiết tối thiểu.

Các bước xây dựng JD hoàn chỉnh

Bản mô tả công việc  có vai trò vô cùng quan trọng giúp sàng lọc hồ sơ một cách hiệu quả, từ đó giúp các ứng viên lựa chọn được công việc phù hợp nhất đối với bản thân.

Thu thập thông tin, xác định nội dung, yêu cầu và quyền hạn với công việc sẽ giúp bạn xây dựng bản JD hoàn chỉnh

Để xây dựng nên một bản JD hoàn chỉnh bao gồm các bước sau:

●      Thu thập thông tin công việc: Cung cấp cho người viết một cách chính xác yêu cầu cũng như tiêu chuẩn trong công việc.

●      Xác định nội dung công việc: Gồm 3 cấp độ chính(bao quát, cụ thể và chi tiết).

●      Xác định yêu cầu với công việc: Đây là một bước rất cần thiết,  gồm các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, năng lực,…

●      Xác định quyền hạn với công việc: Trong JD đây được coi là bước cuối cùng nó thể hiện quyền lợi mà phía người lao động được hưởng, giúp đảm bảo tối ưu mọi lợi ích đối với người lao động.

Cấu trúc cơ bản trong bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc không chỉ là bản cam kết công việc giữa quản lý với nhân viên mà còn là tiền đề giúp nhân viên thực hiện một cách phù hợp, từ đó giúp cho các doanh nghiệp hoành thành công việc một cách nhanh nhất, cấu trúc này bao gồm:

Nguyên tắc cần nắm khi tạo bản mô tả công việc

Muốn có được một bản mô tả công việc đạt chất lượng, như mong muốn, các đơn vị lãnh đạo cần đảm bảo các quy định sau:

Thuật ngữ chính xác hỗ trợ nâng cao tính chuyên nghiệp

●      Ngôn ngữ ngắn gọn, xúc tích: Để tạo ra JD đạt chuẩn thì người trình bày cần nêu đúng trung tâm, không lan man. Cần nhấn mạnh các yếu tố cơ bản một cách đầy đủ và rõ ràng nhất.

●      Vai trò của vị trí tuyển dụng: Giúp ứng viên có được những lựa chọn phù hợp với bản thân qua đó nhằm định hướng ra sự phát triển trong tương lai. Đồng thời giúp bộ phận quản lý trực tiếp được những vị trí cần thực hiện.

●      Thuật ngữ chuyên nghành sử dụng đúng mục đích: Nhằm năng cao tính chuyên nghiệp, các nhà tuyển dụng cần cân nhắc thuật ngữ một cách khéo léo để ứng viên dễ hiểu, dễ hình dung. Hạn chế những từ ngữ mang tính chuyên nghành làm cho ứng viên khó hiểu hoặc hiểu không hết ý.

Tóm lại, bản mô tả công việc là một trong những tài liệu quan trọng đối với các doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự một cách hiệu quả an toàn.Và để biết thêm nhiều thông tin bổ ích trong cuộc sống đừng quên theo dõi kênh thường xuyên nhé!

Theo blog.topcv.vn

4.9/5 (34 votes)