Giấy đề nghị thanh toán là gì? Những lưu khi làm giấy đề nghị thanh toán?

Giấy đề nghị là giấy tờ dùng khi cá nhân muốn tổ chức, cơ quan thanh toán tiền khi đã chi nhưng chưa được tạm ứng hoặc thanh toán.

Để hiểu rõ hơn về giấy đề nghị thanh toán là gì? Khi viết giấy cần lưu ý gì? Bạn hãy cùng chuyên trang tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Giấy đề nghị thanh toán là gì?

Trong quá trình làm việc, có nhiều hoạt động được tiến hành vì mục đích chung của tập thể, phát sinh từ chi phí đơn vị, cơ quan diễn ra liên tục. Có thể kể đến như đi công tác bạn bỏ tiền ra trước, hết bao nhiêu phải nhờ người bán hàng ghi lại hóa đơn đồ dùng phục vụ.  

Giấy đề nghị thanh toán là mẫu giấy tờ sử dụng trong trường hợp đã chi nhưng chưa được tạm ứng hoặc thanh toán

Sau đó, bạn mang hóa đơn về công ty sẽ thanh toán. Tóm lại, giấy đề nghị thanh toán là mẫu giấy tờ sử dụng trong trường hợp đã chi nhưng chưa được tạm ứng hoặc thanh toán. Để được thanh toán, khi tổng hợp khoản chi nên có chứng từ kèm theo.

Cách viết giấy đề nghị thanh toán chuẩn chỉ

-          Góc trên cùng bên trái của giấy bạn cần ghi rõ tên đơn vị, bộ phận.

-          Người đề nghị thanh toán phải ghi rõ Giám đốc/Tổng giám đốc hoặc chức vụ có thẩm quyền xét duyệt.

-          Ghi rõ nội dung về họ tên, chức vụ, bộ phận cụ thể nơi mình làm.

-          Nội dung thanh toán: Điền chính xác nội dung đề nghị thanh toán với mục đích, lý do chi và nguồn gốc của khoản chi.

-          Số tiền: Ghi rõ, chuẩn xác tổng số tiền mình đã chi. Số tiền ghi bằng số khớp với ghi bằng chữ.

-          Phương thức thanh toán: Đơn vị chọn thanh toán bằng thẻ/tiền mặt.

-          Nguồn kinh phí: Tùy theo từng doanh nghiệp, công ty, đơn vị sẽ có quy định về khoản đề nghị thanh toán thuộc nguồn chi khác nhau. Chẳng hạn như chi phí quản lý công ty, dự án, thi công công trình….

-          Hoàn thiện rõ số lượng chứng từ gốc đi kèm như tờ trình về việc mua, xin chi; hóa đơn chứng từ; giấy tờ  có nội dung kế hoạch công tác…. Giấy đề nghị sẽ ghi cụ thể chi phí cần thanh toán.

Khi viết giấy đề nghị thanh toán cần lưu ý gì?

Bất cứ văn bản hành chính nào cũng cần phải lưu ý 2 yếu tố bắt buộc đã được quy định. Cụ thể như sau:

Khi viết giấy đề nghị thanh toán chữ viết cần sạch sẽ, rõ ràng

Về hình thức

-          Những đề mục sẵn có bạn cần hoàn thiện chuẩn xác vào giấy tờ đề nghị thanh toán.

-          Chữ viết cần sạch sẽ, rõ ràng và không sửa, gạch đi viết lại.

-          Viết bằng một loại mực, thường là mực xanh hoặc đen.

-          Hoàn thiện đúng chính tả để người đọc hiểu nội dung tờ đề nghị thanh toán, tránh hiểu nhầm ý.

-          Khi hoàn thành xong cần có chữ ký của người đề nghị thanh toán.

Về nội dung

-          Trên tờ giấy đề nghị có mục ghi rõ ràng, do đó bạn phải điền rõ nội dung đề mục đó, tránh dài dòng, lạc ý.

-          Nội dung ghi phải viết câu chữ dễ hiểu, sáng nghĩa, tránh viết từ ngữ địa phương. Vì nó khiến người đọc không hiểu.

Ý nghĩa giấy đề nghị

Ở doanh nghiệp, công ty hay một đơn vị nào đó việc dùng mẫu giấy đề nghị thanh toán chi phí là bắt buộc. Bởi một công ty có đông cán bộ, nhân viên và khoản chi là rất nhiều. Chẳng hạn như nhân viên đi công tác, chi trước mua đồ dùng thiết bị… Khi yêu cầu công ty thanh toán bạn cần có hóa đơn.

Bên cạnh đó, giấy còn là cơ sở để đơn vị xét duyệt tính hợp lý của những khoản chi này. Đồng thời, xem xét doanh nghiệp có đang chi tiêu cho các khoản dư thừa không?

Có những hình thức viết giấy đề nghị thanh toán nào?

Trên thực tế, có 2 hình thức viết giấy đề nghị thanh toán là đánh máy và viết tay. So với mẫu đánh máy, viết bằng tay ít được sử dụng hơn.

Giấy đề nghị thanh toán có 2 hình thức là đánh máy và viết tay

Mẫu giấy đánh máy bao gồm mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng Excel, Word, giấy đề nghị thanh toán bản Word…. Hiện nay, có nhiều mẫu giấy theo mẫu riêng như mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ.

Trường hợp cần dùng tới giấy đề nghị

Bạn cần sử dụng giấy đề nghị thanh toán khi gặp trường hợp sau:

-          Sau khi chi một khoản tiền với mục đích chung của tập thể hoặc công ty. Đồng thời, vấn đề này thường xuyên diễn ra và bạn phải bỏ túi tiền để chi trả. Khi về công ty bạn cần làm giấy đề nghị để công ty sớm thanh toán.

-          Khi công ty chậm chi trả tiền lương, bạn có thể sử dụng mẫu đơn này để đòi quyền lợi.

Cách tải những mẫu giấy đề nghị thanh toán công ty

Nếu bạn chưa biết lấy mẫu giấy đề nghị thanh toán ở đâu cũng đừng lo. Bởi chuyên trang đã chuẩn bị sẵn mẫu giấy đề nghị mới và chuẩn xác rồi.

Việc của bạn cần làm đó chính là chọn mẫu rồi click nút tải thế là xong. Đây được coi là thao tác đơn giản và dễ hiểu nhất để lấy được mẫu giấy đề nghị.

Theo Timviec365.com