Hướng dẫn chọn chữ ký số cho doanh nghiệp. Mua chữ ký số ở đâu?

Chữ ký số là một công cụ quan trọng trong các giao dịch điện tử của doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng phát triển. Việc chọn chữ ký số phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý, an toàn và hiệu quả trong các hoạt động như kê khai thuế, hóa đơn điện tử, hay ký kết hợp đồng. Dưới đây là cách chọn chữ ký số cho doanh nghiệp một cách tối ưu:

Xác định nhu cầu sử dụng

Trước khi chọn chữ ký số, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích sử dụng để lựa chọn loại phù hợp:

• Kê khai thuế điện tử:
  Chữ ký số dùng để nộp tờ khai thuế, báo cáo tài chính qua mạng.
• Hóa đơn điện tử:
  Chữ ký số dùng để ký hóa đơn điện tử và gửi cho khách hàng.
• Bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử:
  Chữ ký số dùng để giao dịch với cơ quan BHXH.
• Ký hợp đồng hoặc văn bản điện tử:
  Chữ ký số dùng trong các giao dịch hợp đồng, văn bản nội bộ hoặc với đối tác.

Nếu doanh nghiệp có nhiều nhu cầu khác nhau, nên chọn gói chữ ký số đa năng để tiết kiệm chi phí.

Hướng dẫn chọn chữ ký số cho doanh nghiệp

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Hiện nay, tại Việt Nam có nhiều nhà cung cấp chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép. Các nhà cung cấp uy tín bao gồm:

• VNPT-CA
• Viettel-CA
• FPT-CA
• BKAV-CA
• NewTel-CA

Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp:

• Uy tín và kinh nghiệm:
  Chọn nhà cung cấp có thương hiệu lớn, được nhiều doanh nghiệp tin dùng.
• Hỗ trợ kỹ thuật:
  Đảm bảo nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ 24/7 để giải quyết sự cố kịp thời.
• Chi phí:
  So sánh giá cả giữa các nhà cung cấp, nhưng không nên chỉ chọn dựa trên giá rẻ mà bỏ qua chất lượng dịch vụ.
• Tính tương thích:
  Chữ ký số phải tương thích với các phần mềm kê khai thuế, hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Kiểm tra tính pháp lý

• Đảm bảo nhà cung cấp đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
• Chữ ký số phải tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế như PKI (Public Key Infrastructure) .

Xem xét thời hạn sử dụng

• Thời hạn của chữ ký số thường từ 1 đến 3 năm , tùy thuộc vào gói dịch vụ.
• Nếu doanh nghiệp mới thành lập hoặc có ngân sách hạn chế, có thể chọn gói 1 năm.
• Đối với doanh nghiệp ổn định, nên chọn gói dài hạn (2-3 năm) để tiết kiệm chi phí và tránh gián đoạn khi gia hạn.

Hình thức lưu trữ chữ ký số

Chữ ký số có hai hình thức lưu trữ phổ biến:

• USB Token:

  • Lưu trữ chữ ký số trên thiết bị vật lý (USB).
  • Ưu điểm: An toàn cao, khó bị sao chép hoặc đánh cắp.
  • Nhược điểm: Cần mang theo USB khi sử dụng, dễ bị hỏng hoặc mất.

• Cloud-based (lưu trữ đám mây):

  • Lưu trữ chữ ký số trên nền tảng đám mây.
  • Ưu điểm: Tiện lợi, không cần mang theo thiết bị vật lý, có thể truy cập từ nhiều nơi.
  • Nhược điểm: Phụ thuộc vào kết nối internet và có nguy cơ bị tấn công mạng nếu không bảo mật tốt.

Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp với điều kiện làm việc và yêu cầu bảo mật.

Hình thức lưu trữ chữ ký số

Chi phí và ưu đãi

• Phí ban đầu:
  Chi phí đăng ký chữ ký số dao động từ 1,5 - 3 triệu đồng/năm , tùy thuộc vào nhà cung cấp và gói dịch vụ.
• Phí gia hạn:
  Khi hết hạn, doanh nghiệp cần gia hạn chữ ký số với chi phí tương tự.
• Ưu đãi:
  Một số nhà cung cấp có chương trình khuyến mãi, giảm giá hoặc tặng thêm thời gian sử dụng. Hãy tìm hiểu kỹ để tận dụng các ưu đãi này.

Bảo mật và quản lý chữ ký số

• Quản lý USB Token:

  • Giao USB Token cho người có trách nhiệm (thường là kế toán trưởng hoặc người đại diện pháp luật).
  • Không chia sẻ USB Token với người không liên quan.

• Mật khẩu bảo vệ:

  • Đặt mật khẩu mạnh và thay đổi định kỳ để tăng cường bảo mật.

• Sao lưu dữ liệu:

  • Sao lưu chứng thư số và các thông tin liên quan để phòng trường hợp mất USB Token.

Bảo mật và quản lý chữ ký số

Kiểm tra tính tương thích với hệ thống hiện có

• Đảm bảo chữ ký số tương thích với các phần mềm kê khai thuế, hóa đơn điện tử, hoặc hệ thống quản lý nội bộ mà doanh nghiệp đang sử dụng.
• Liên hệ với nhà cung cấp để được tư vấn và kiểm tra thử trước khi quyết định mua.

Đọc kỹ hợp đồng và điều khoản

• Thời hạn hợp đồng:
  Kiểm tra thời hạn sử dụng và điều khoản gia hạn.
• Chính sách hoàn tiền:
  Tìm hiểu chính sách hoàn tiền hoặc đổi trả nếu xảy ra lỗi.
• Cam kết hỗ trợ:
  Đảm bảo nhà cung cấp cam kết hỗ trợ kỹ thuật trong suốt thời gian sử dụng.

Tham khảo ý kiến từ các doanh nghiệp khác

• Hỏi ý kiến từ các doanh nghiệp đã sử dụng dịch vụ chữ ký số để biết về trải nghiệm thực tế.
• Đọc đánh giá trên các diễn đàn, mạng xã hội hoặc website của nhà cung cấp.

Kết luận

Việc chọn chữ ký số phù hợp là một bước quan trọng để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Hãy cân nhắc kỹ các yếu tố như nhu cầu sử dụng, nhà cung cấp, chi phí, và tính bảo mật trước khi đưa ra quyết định.

Liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần:

Hotline: 0908683123

Email: [email protected]

Web: https://sidoni.net

Địa chỉ: 1029 Tân Kỳ Tân Qúy, Phường Bình Hưng Hòa A, Quận Bình Tân, TP.HCM

4.9/5 (18 votes)