Những điều cần biết về e-procurement ( mua sắm điện tử )

Mua sắm điện tử dùng để chỉ hình thức do một tổ chức sử dụng Internet hoặc mạng nội bộ để mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ cho các hoạt động của tổ chức đó.

Bài viết hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu lợi ích, chức năng cũng như cách thức hoạt động của e-procurement(mua sắm điện tử), hãy cùng tham khảo bạn nhé!

Mua sắm điện tử có lợi ích gì?

Mua sắm điện tử có những lợi ích như:

Mua sắm điện tử giúp làm tăng tốc độ giao dịch tổng thể

- Giảm thiểu lỗi khi bất cẩn thực hiện các bước thủ công, đồng thời còn giúp giảm 70% chi phí xử lý trong tổ chức.

- Việc tuân thủ mua hàng sẽ tăng lên gấp 100 lần, có thể quản lý chi tiêu tốt hơn. Ngoài ra, hàng hóa, dịch vụ cũng được thương lượng với các nhà cung cấp chiến lược một mức giá tốt hơn.

- Làm cho tốc độ giao dịch tổng thể tăng lên.

- Mua sắm điện tử giúp trải nghiệm mua hàng được chuẩn hóa.

- Ngăn ngừa lừa đảo, giả dối.

- Giảm bớt những tác vụ thường ngày để nhóm mua sắm tập trung vào các sáng kiến có tính chất chiến lược.

- E-procurement cung cấp khả năng hiển thị chi tiêu 100%.

Chức năng chính của e-procurement

Mua sắm điện tử(e-procurement) có những chức năng chính sau đây:

- Tiết kiệm thời gian, giảm lỗi do sự bất cẩn gây ra từ con người nhờ vào việc từ động hóa các quy trình thủ công.

- Đơn giản hóa quá trình mua sắm.

- Cung cấp nền tảng để quan sát, theo dõi trong suốt quá trình mua hàng cho nhân viên và các bên liên quan. Từ đó có thể tối ưu hóa hiệu suất mua sắm.

- Cho phép giữa các bên liên quan và nhiều đối tác cùng đàm phán.

6 công cụ của e-procurement

Trong e-procurement(mua sắm điện tử) sẽ có 6 công cụ, cũng là 6 danh mục chính, bao gồm:

E-procurement(mua sắm điện tử) có những công cụ như: Phân tích chi tiêu, quản lý nhà cung cấp, tìm nguồn cung ứng điện tử,...

- Phân tích chi tiêu: So sánh chi tiêu, trực quan hóa dữ liệu, theo dõi tuân thủ chi tiêu, chi tiết khoản chi tiêu theo nhà cung cấp và danh mục.

- Quản lý nhà cung cấp: Quản lý dự án và tiền lương, đồng thời hợp tác với nhà cung cấp.

- Tìm nguồn cung ứng điện tử: Theo dõi phản hồi, cộng tác với nhà cung cấp, tính điểm tự động.

- Công cụ quản lý hợp đồng: Soạn thảo, quản lý tài liệu, theo dõi và tìm kiếm trực quan.

- Quản lý danh mục: Tìm kiếm trực quan, tích hợp cũng như phân loại, lập nhóm hàng hóa.

- Công cụ lập hóa đơn điện tử: Giúp quản lý danh mục, thanh toán và quy tắc tự động. Đồng thời còn cộng tác và trực quan hóa dữ liệu.

Cách thức hoạt động của e-procurement

Cách thức hoạt động của e-procurement(mua sắm điện tử) là:

- Người có thẩm quyền sẽ tiến hành phê duyệt bằng phương pháp điện tử mỗi khi có yêu cầu mua hàng.

- PO sẽ tự động tạo các đơn đặt hàng khi từng sản phẩm riêng lẻ được phê duyệt. Sau đó sẽ được chuyển giao kỹ thuật số cho phía nhà cung cấp.

- Khi dịch vụ, sản phẩm được giao, nó sẽ được đánh dấu trong hệ thống là “đã nhận”, hóa đơn cũng sẽ được tạo và gửi đến tài khoản của khách hàng để thanh toán.

Trên đây là những thông tin cho biết những điều cần biết về e-procurement(mua sắm điện tử), hy vọng chúng sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên theo dõi chuyên trang chúng tôi để cập nhật nhiều bài viết hữu ích khác bạn nhé!

Theo We.eiindustrial.com