Ưu nhược điểm khi dùng phần mềm ERP để quản lý doanh nghiệp

Phần mềm ERP để quản lý doanh nghiệp chắc hẳn đã không còn xa lạ đối với nhiều công ty. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu hết được khái niệm, ưu và nhược điểm của phần mềm này là gì. Nếu cũng đang thắc mắc vấn đề này, hãy theo dõi những thông tin dưới đây để có được câu trả lời bạn nhé!

Định nghĩa phần mềm ERP

ERP là tên viết tắt của Enterprise Resource Planning, có nghĩa là hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp. Bạn có thể hiểu đơn giản đây là một mô hình công nghệ tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau.

Phần mềm ERP là hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp

Chúng sẽ tạo thành các module của duy nhất một gói phần mềm, có thể tự động hóa từ a-z các hoạt động tài nguyên của doanh nghiệp.

Phần mềm ERP có mục đích là tạo ra một hệ thống dữ liệu hợp nhất tự động và xuyên suốt qua các phòng ban khà khâu hoạt động như: quản lý sản xuất/mua hàng/nhân sự,...

5 lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

Phần mềm ERP để quản lý doanh nghiệp có tổng cộng 5 lợi ích, cụ thể:

Giúp kiểm soát thông tin tài chính

Khi sử dụng ERP, tất cả mọi thứ liên quan đến tài chính sẽ được tổng hợp lại ở một nơi. Khi có một con số được thay đổi, các thông tin liên quan đều được tính toán tự động, hiển thị lại cho trùng khớp. Phần mềm này giúp bạn hạn chế những tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.

ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin tài chính

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp lớn và phức tạp không cần phải đợi đến cuối tháng/quý để tổng hợp số liệu nữa. Bất cứ khi nào muốn có báo cáo tài chính chính xác và kịp thời, bạn chỉ cần nhìn vào những số liệu sau cùng trên ERP.

Làm tăng tốc độ dòng công việc

Tốc độ dòng công việc dựa vào yếu tố chính là: trong quá trình chuyển giao có gặp chướng ngại vật gì hay không và có xác định đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến không.

Việc chuyển chứng từ bằng giấy đến nhân viên không thể bằng tốc độ của chứng từ điện tử. Hoặc trong việc vận chuyển hàng từ kho tới các cơ sở kinh doanh, quyết định được đồng bộ lên phần mềm ERP sẽ tới tay người thủ kho một cách nhanh chóng.

Hạn chế sai sót khi có nhiều người nhập cùng 1 dữ liệu

Thực tế, nhiều doanh nghiệp thường gặp rắc rối vì nhầm lẫn dữ liệu mỗi khi đi qua các bộ phận khác nhau. Những sai lầm đó sẽ có ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ làm việc của cả hệ thống, làm hình ảnh doanh nghiệp xấu đi, suy giảm tính minh bạch và nhân viên mất đoàn kết.

Với ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất rồi sẽ được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống. Các nhân viên khác trong công ty đều tiếp cận đến dữ liệu gốc này chứ không phải các bản copy.

Kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên dễ dàng

Các quy trình được sắp xếp thành dòng cố định, một cơ sở dữ liệu tập trung sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng những cơ chế kiểm soát nội bộ.

Kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên dễ dàng

Chức năng tìm vết của ERP cho phép tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra, những nhân viên liên quan đến bút toán đó một cách nhanh chóng.

Việc giám sát quá trình làm việc của nhân viên cũng trở nên dễ dàng. Quản lý dù ở bất cứ đâu, chỉ cần mở giao diện hợp nhất của ERP là có thể biết tất cả kết quả làm việc của cấp dưới.

Tạo ra mạng xã hội nội bộ trong cùng một hệ thống

Phần mềm ERP có các tính năng liên lạc nội bộ giữa những người dùng trong cùng một hệ thống. Đây là việc cập nhật trạng thái cá nhân, chat riêng tư giống mạng xã hội nội bộ thực thụ.

4 hạn chế của phần mềm ERP trong doanh nghiệp

Phần mềm ERP trong doanh nghiệp có những hạn chế gì? Đó là:

Đòi hỏi chi phí sử dụng lớn trong khi không đáp ứng đúng nhu cầu của hệ thống

ERP không cho phép tách riêng lẻ từng ứng dụng phục vụ những công đoạn làm việc khác nhau của doanh nghiệp, nó cố định trong một gói tổng hợp có chi phí rất lớn.

ERP đòi hỏi chi phí sử dụng lớn trong khi không đáp ứng đúng nhu cầu của hệ thống

Tuy nhiên, đa số doanh nghiệp không cần sử dụng tất cả phân hệ trong đó khiến cho việc mua cả gói sẽ gây lãng phí nghiêm trọng.

Đòi hỏi tốc độ triển khai tốn nhiều thời gian và công sức

Phần mềm ERP đòi hỏi tốc độ triển khai một giải pháp công nghệ cần phải tiêu tốn nhiều thời gian và công sức.

Đầu tiên là về việc tích hợp đầy đủ hệ thống cồng kềnh của ERP vào công ty. Công đoạn này yêu cầu phải trang bị cơ sở hạ tầng mạng tới tất cả “ngõ ngách” nhỏ nhất trong doanh nghiệp và máy chủ trung tâm dữ liệu.

Về vấn đề bảo mật, khôi phục dữ liệu, yêu cầu sao lưu cũng phải tính toán kỹ càng để tính ổn định vận hành cho toàn quy trình được đảm bảo.

Gia tăng rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh

Chỉ cần một công đoạn bị tắc nghẽn, một vấn đề trong khâu bất kỳ phát sinh sẽ kéo theo sự đình trệ của cả quy trình phía sau.

Phần mềm ERP làm gia tăng rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh

Bạn phải hiểu rằng việc triển khai ERP ảnh hưởng tới cả một phần nhất định và tất cả hoạt động, bộ phận của doanh nghiệp. Tuyệt đối không được liều mình với phần mềm này, vì cái giá phải trả nếu không phù hợp là doanh nghiệp sẽ bị “chết” trong một thời gian dài.

Khi doanh nghiệp cần thay đổi, phần mềm ERP rất khó nâng cao

ERP chỉ có thế mạnh trong một lĩnh vực như tài chính và ở những phân hệ khác sẽ yếu hơn nhiều. Tuy nhiên, doanh nghiệp luôn mong muốn được cải tiến công nghệ để trong thời kỳ 4.0 có thể thức thời hơn.

Đây chính là lúc ERP gặp bất lợi, nếu muốn thay đổi dù chỉ một tính năng, doanh nghiệp sẽ phải đưa tạm dừng tất cả hoạt động và phải lập trình lại cả một hệ thống cồng kềnh.

Theo Resources.base.vn