S4 - Săn sóc trong 5S các bí quyết mang lại hiệu quả khi thực hiện

S4 – Săn sóc là một trong những thành phần trụ cột không thể thiếu của 5S. Vậy S4 nên thực hiện như thế nào mới mang lại hiệu quả tốt nhất? Thắc mắc của bạn sẽ được giải đáp bằng những thông tin dưới đây, bạn hãy dành chút thời gian để theo dõi nhé!

S4 trong 5S có nghĩa là gì?

S4 - Săn sóc trong phiên bản tiếng Anh có tên "Standardize", tức "chuẩn hóa". Nó mang ý nghĩa là tạo nên sự nhất quán để duy trì 3S (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ) đầu tiên. Đây cũng chính là cốt lõi của bước S4 này.

Vậy tại sao lại gọi ý nghĩa của "săn sóc" là sự "chuẩn hóa"? Tất cả sẽ được giải đáp dần dần thông qua các phần bên dưới, hãy cùng tham khảo bạn nhé!

Nếu không thực hiện tốt S4 - Săn sóc sẽ có hậu quả gì?

Mục đích của S4 - Săn sóc chính là nhất quán, duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ. Nó có thể ngăn ngừa nơi làm việc trở về tình trạng ban đầu như lúc chưa thực hiện 3S đầu tiên.

Nếu không thực hiện tốt S4, bạn có thể dễ dàng nhận thấy các vấn đề sau:

- Dù đã trải qua 3/5 chặng đường 5S, nhưng nơi làm việc sẽ dần trở lại tình trạng như ban đầu.

S4 – Săn sóc - Duy trì 3S đầu thường xuyên và ở mức cao

- Phòng và bàn làm việc tràn đầy đồ đạc, vật dụng cả có và không cần thiết

- Tất cả mọi thứ trở nên rối tung, lộn xộn, bừa bãi, không sạch sẽ,...

Nên thực hiện S4 như thế nào mới hiệu quả?

Để thực hiện S4 – Săn sóc một cách hiệu quả nhất, bạn có thể tham khảo các bước sau:

Hãy tạo thói quen thực hiện 3S cho mọi người

Đầu tiên, phải xác định được cụ thể ai là người chịu trách nhiệm thực hiện 3S. Tiếp đến, để tránh mọi thứ trở lại như ban đầu, bạn hãy tích hợp và lồng ghép nghĩa vụ 3S và công việc hằng ngày của mọi người. Cuối cùng, kiểm tra lại xem tình trạng có được duy trì tốt không.

3 bước này bạn nên thực hiện thường xuyên và cả tiến để hoàn thiện hơn theo nguyên tắc của chu trình PDCA. Cụ thể là:

- Phân công trách nhiệm để thực hiện 3S:

Để duy trì được 3S, trước hết trong tổ chức mọi người cần biết chính xác bản thân cần làm gì, khi nào, ở đâu và cách thực hiện ra sao. Bên cạnh đó, nơi làm việc cần phải có hướng dẫn rõ ràng để nhà cung cấp bên ngoài biết và khi họ vào tổ chức làm việc cũng tuân thủ.

Ngoài ra, các nhân viên của công ty cũng nên cử đại diện đứng ra chia sẻ, kêu gọi mọi người tham gia thực hiện đầy đủ.

- Tích hợp và lồng ghép nghĩa vụ 3S vào công việc thường ngày:

Chỉ khi thấy tình trạng 5D đang bị lơ là, trở về trạng thái ban đầu bạn mới bắt tay vào thực hiện 3S, đây xem như là thực hiện nhiệm vụ 5S thật sự chưa thành công. Thay vào đó, việc duy trì 3S cần phải coi là một điều hiển nhiên và là một phần trong công việc hằng ngày của một tổ chức.

Hãy tích hợp và lồng ghép nghĩa vụ 3S vào công việc thường ngày

- Thường xuyên kiểm tra tình trạng của việc duy trì 3S:

Kiểm tra cũng chính là bước cuối cùng trong việc tạo nên thói quen 3S. Việc này có thể giúp bạn đánh giá xem mọi người ở một bộ phận đã phân công duy trì 3S có hiệu quả hay không.

Công cụ có thể sử dụng ở đây là bảng kiểm 5S - một dạng bảng đánh giá theo thang điểm từ 1 - 5 với từng hàng mục như: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ.

Nên thực hiện đánh giá bảng định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng. Kết quả của bảng nên được công bố công khai và kèm theo phần thưởng tuyên dương hoặc hình thức xử phạt. Như vậy có thể tạo động lực để mọi người thực hiện tốt hơn.

Nâng cấp từ "săn sóc" lên mức độ cao hơn: "ngăn ngừa"

Ở bước trên, chúng ta mới chỉ thành công trong việc xây dựng nền tảng cho S4. Khi thấy mọi thứ bừa bộn mọi người lập tức sắp xếp lại, khi thấy sàn nhà bị bẩn cũng lập tức lau chùi,... Nhưng nếu cứ lặp đi lặp lại một chuyện, đòi hỏi cần phải có sự "chuẩn hóa".

Mục đích của nó là để nâng cấp từ "săn sóc" lên mức độ cao hơn là "ngăn ngừa". Ngăn ngừa những thứ như: bừa bãi, lộn xộn, dơ bẩn tích trữ,... Chúng ta cần biết được nguồn gốc của vấn đề để đưa ra biện pháp kịp thời và triệt để nếu muốn làm được điều trên.

Áp dụng S4 để môi trường làm việc sạch, đẹp và năng suất làm việc cao hơn

Sau khi tìm hiểu được các vấn đề xảy ra bắt nguồn từ đâu, mọi người hãy bắt tay vào việc ngăn ngừa cho từng "S" nhé!

- Ngăn ngừa S1 - Không để những vật dụng không cần thiết tích lũy.

- Ngăn ngừa S2 - Không để sự lộn xộn xâm chiếm hết nơi làm việc.

- Ngăn ngừa S3 - Đừng để sự dơ bẩn khiến bạn dành nhiều thời gian dọn dẹp.

Trên đây là chia sẻ bí quyết để thực hiện S4 hiệu quả. Ở bước này đòi hỏi sự thống nhất của tất cả mọi người trong một tổ chức, chúc bạn sớm áp dụng và thành công nhé!

Theo Vietquality.vn