Công cụ 5 Whys đào sâu tận gốc rễ, giải quyết triệt để vấn đề

Để giải quyết vấn đề đúng cách, trước hết bạn cần đào sâu vào triệu chứng, tìm tới nguyên nhân sâu bên trong. Bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ tới giới thiệu tới bạn công cụ 5 Whys. Đây là công cụ đơn giản nhưng hiệu quả của Sakichi Toyoda. Nó giúp phát hiện gốc rễ và giải quyết dứt điểm vấn đề nhanh chóng.

Công cụ 5 Whys là gì?

Khái niệm về 5 Whys

5 Whys là một công cụ được tạo ra bởi Sakichi Toyoda. Ông là một trong những cha đẻ của cách mạng công nghiệp tại Nhật Bản. Trong những năm 1930, ông đã phát triển phương pháp này. Nó có khả năng phân tích và nhanh chóng tìm ra nguyên nhân gốc rễ của mọi vấn đề.

Khi vấn đề rõ ràng xuất hiện thì câu hỏi tải tại sao nó xảy ra sẽ được đặt ra. Khi câu hỏi đó được trả lời, câu hỏi tại sao khác sẽ đặt ra để giải quyết đáp án trước đó. Điều này cứ tiếp tục cho tới khi ít nhất là 5 cấp độ nguyên nhân, hậu quả cho vấn đề đã được phơi bày.

Công cụ 5 Whys thường cung cấp cho chúng ta cái nhìn tổng quan đầy đủ nhất về những gì đã và đang xảy ra. Sau đó nó sẽ chỉ ra một giải pháp hoàn hảo, nhanh chóng giải quyết triệt để vấn đề đó..

Hiểu theo cách đơn giản hơn thì đây là kĩ thuật được sử dụng để giải quyết vấn đề. 5 Whys giúp người dùng tìm ra nguyên nhân gốc rễ thật sự một cách nhanh chóng.

5 Whys là công cụ phân tích và nhanh chóng tìm ra nguyên nhân gốc rễ của mọi vấn đề

Ví dụ

Vấn đề: Khi khách hàng từ chối trả tiền cho sản phẩm của bạn.

- Tại sao khách hàng lại không trả tiền cho sản phẩm?

-> Bởi vì sản phẩm của chúng ta không làm khách hàng hài lòng.

- Tại sao khách hàng không hài lòng?

-> Vì chúng ra cung cấp sản phẩm không đúng thời hạn như đã hứa.

- Tại sao chúng ta không đáp ứng được đúng tiến độ giao hàng?

-> Vì chúng ta nghĩ nó không tốn nhiều thời gian đến vậy.

- Tại sao việc giao hàng mất nhiều thời gian hơn dự kiến?

-> Vì chúng ta đã đánh giá không đúng sự phức tạp của việc sản xuất sản phẩm.

- Tại sao lại đánh giá thấp phức tạp của việc sản xuất sản phẩm?

-> Vì chúng ta đã vội vã ước lượng thời gian để sản xuất sản phẩm trong khi chưa liệt kê cụ thể giai đoạn để hoàn thành.

Biện pháp ứng phó: Chúng ta cần xem xét lại việc hoạch định thời gian cũng như mô tả đầy đủ những công đoạn quan trọng để đảm bảo đúng tiến độ với khách hàng.

Quy trình thực hiện phương pháp 5 Whys

Để sử dụng phương pháp 5 Whys chúng ta cần áp dụng theo các bước sau:

- Bước 1: Lập Team để giải quyết vấn đề. Bạn nên tập hợp những người đã nắm chắc chi tiết vấn đề đang cố gắng sửa chữa. Sau đó phân ra 1 người điều phối để giúp cho Team theo sát mục tiêu và tìm ra gốc rễ của vấn đề.

- Bước 2: Thảo luận với nhóm và tiến hành xác định vấn đề.

- Bước 3: Đặt câu hỏi “Tại sao?” đầu tiên cho nhóm của bạn,

- Bước 4: Tiếp tục đặt 4 câu hỏi “Tại sao?” khác.

- Bước 5: Xác định nguyên nhân gốc rễ và đưa ra biện pháp giải quyết triệt để vấn đề.

Quy trình thực hiện phương pháp 5 Whys

Quy tắc khi cùng giải quyết vấn đề với 5 Whys:

- Dùng bảng hoặc giấy để rèn thói quen ghi chú thay vì sử dụng máy tính và bảo đảm mọi người đều hiểu nó.

- Đảm bảo sự logic của những mối quan hệ giữa nguyên nhân – kết quả.

- Đảo ngược các vấn đề khi đã tìm được nguyên nhân.

- Trả lời súc tích, ngắn gọn, chính xác và rõ ràng.

- Không nên vội vã kết luận mà hãy tìm hiểu chi tiết từng nguyên nhân.

- Đánh giá quá trình của vấn đề.

- Trung thực nhận trách nhiệm, lỗi của mình.

- Tôn trọng, tin cậy những thành viên khác trong Team.

Hy vọng với những chia sẻ trên đã giúp bạn hiểu hơn về công cụ 5 Whys và cách thực hiện để đào sâu gốc rễ, giải quyết dứt điểm vấn đề. Đừng quên theo dõi chuyên trang để cập nhật thêm nhiều bài viết giá trị khác bạn nhé!

Theo: vi.wikipedia.org