Kaizen, 5S là gì? Quy trình Kaizen 5S được thực hiện như thế nào?

Nhật Bản vốn được biết tới là xứ sở của người làm việc nghiêm túc với năng suất cao. Họ rất tự hào khi sở hữu nhiều phương pháp làm việc hiệu quả. Trong đó Kaize và 5S là hai phương pháp được đánh giá cao nhất.

Vậy phương pháp Kaizen là gì? Phương pháp 5S là gì? Quy trình thực hiện của phương pháp Kaizen 5S như thế nào là đúng? Cùng tham khảo những chia sẻ dưới đây bạn nhé!

Phương pháp Kaizen là gì? Phương pháp 5S là gì?

Phương pháp Kaizen là gì?

Kaizen là thuật ngữ kinh tế của người Nhật. Kaizen được ghép bởi từ “kai” tức là thay đổi và “zen” (tốt hơn). Vậy bạn có thể hiểu phương pháp Kaizen là “thay đổi để tốt hơn” hoặc là “cải tiến liên tục”.

Trong mỗi lĩnh vực, từng ngữ cảnh Kaizen sẽ được hiểu với ý nghĩa cụ thể khác nhau. Chẳng hạn như:

- Trong kinh doanh: Kaizen là sự tích lũy từ tiểu thành đại.

- Trong sản xuất: Nó là sự cải tiến làm việc của mỗi thành viên trong dây chuyền sản xuất với mục đích tăng năng suất cũng như phát triển hơn.

Tóm lại với phương pháp Kaizen trong tất cả mọi lĩnh vực, thành viên dù ở đâu, làm gì cũng đều cần nỗ lực để cải tiến đạt được kết quả tốt nhất.

Phương pháp Kaizen là “thay đổi để tốt hơn” hoặc là “cải tiến liên tục”

Quy tắc 5S là gì?

Tiêu chuẩn 5S hay quy tắc 5S là phương pháp tiêu biểu nhất của Kaizen. Quy tắc này được xây dựng dựa trên nguyên tắc nếu như bạn làm việc trong môi trường gọn gàng, sạch sẽ, lành mạnh thì hiệu quả, năng suất công việc sẽ cao hơn.

Trong tiếng Nhật, 5S tức là Seiri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp), Seiso (sạch sẽ), Seiketsu (săn sóc) và Shitsuke (sẵn sàng).

Quy tắc 5S là phương pháp tiêu biểu nhất của Kaizen

Quy trình Kaizen 5S được thực hiện như thế nào?

Làm thế nào để thực hiện được phương pháp Kaizen

Hiện nay có 3 phương pháp chính để ứng dụng Kaizen, đó là:

- Quy tắc 5S: Giúp cho môi trường làm việc của doanh nghiệp sạch sẽ, khoa học và đạt hiệu quả cao hơn.

- Phương pháp JIT (Just In Time): Tức là xây dựng thói quen đúng hạn khi kiểm soát hàng tồn kho lẫn quá trình sản xuất. Mục đích chính là tránh việc lãng phí diễn ra.

- PDAC (Plan – Doing – Check – Act) giúp cho việc xây dựng quy trình làm việc hiệu quả và tối ưu hơn.

Quy trình thực hiện phương pháp 5S

Seiri (sàng lọc)

Sàng lọc có nguyên tắc đơn giản là đừng giữ lại những gì mà công ty, doanh nghiệp không cần tới. Cụ thể:

- Bước 1: Cùng đồng nghiệp quan sát thật kỹ nơi làm việc. Từ đó xác định thứ không cần thiết cho công việc. Sau đó bạn hãy thông báo xem có ai cần vật dụng  đó không. Nếu không hãy hủy bỏ ngay thứ không cần thiết đi.

- Bước 2: Nếu thể quyết định được vật đó còn có ích cho công việc không thì nên đánh dấu kèm với ngày tháng sẽ hủy và để riêng nó ra một chỗ.

- Bước 3: Sau một thời gian, hãy tiến hành kiểm tra xem có ai cần tới  nó không. Nếu như không hãy hủy vật đó.

Tổ chức, công ty cần thường xuyên sàng lọc, phân loại các vật dụng theo mức độ thường xuyên dùng. Điều này giúp đơn vị bạn xác định được mức độ bụi bẩn, hư hỏng để tạo môi trường làm việc khoa học, an toàn.

Sàng lọc có nguyên tắc đơn giản là đừng giữ lại những gì mà công ty, doanh nghiệp không cần tới

Seiton (sắp xếp)

Sau khi sàng lọc, bước tiếp theo là sắp xếp mọi thứ vào đúng chỗ của nó. Nguyên tắc này dựa vào tần suất sử dụng của vận dụng.

- Bước 1: Những cần sắp xếp đều là vật dụng cần thiết. Bạn cần suy nghĩ để vật dụng ở đâu cho đẹp mắt, an toàn và thuận tiện.

- Bước 2: Trao đổi với các đồng nghiệp về cách bố trí, sắp xếp. Từ đó tiến hành phác thảo, tìm ra cách sắp xếp sao cho thuận lợi nhất để làm việc và quản lý. Những vật dụng càng hay dùng thì cần để gần người sử dụng. Còn vật ít dùng thì hãy để xa hơn. Đồng thời nhẹ để trên, nặng để dưới.

- Bước 3: Lập danh mục những vật dụng cùng với sơ đồ nơi lưu giữ. Tuy nhiên cần ghi chú cụ thể vị trí đến từng ngăn tủ, ngăn kéo để dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm.

- Bước 4: Dụng cụ cấp cứu, bình cứu hỏa và van an toàn nên có sơ đồ riêng để dùng ngay nếu như xảy ra sự cố.

Seiso (sạch sẽ)

Môi trường sạch sẽ sẽ tạo được sản phẩm chất lượng. Bước này cần được thực hiện hàng ngày, hàng tuần liên tục và thường xuyên.

Bạn đừng để tới lúc bẩn mới lau chùi, dọn dẹp. Mỗi ngày hãy dành ra 5 phút để vệ sinh để cho đồ vật không có cơ hội dính bẩn. Hãy tự mình dọn dẹp nơi làm việc nếu như muốn có được môi trường sạch đẹp nhé.

Ngoài ra việc thường xuyên vệ sinh, bước này còn giúp bạn kiểm tra những đồ vật bụi bẩn, hư hỏng, tránh làm chúng hỏng hóc.

Giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ

Seiketsu (săn sóc)

Seiketsu tức là săn sóc, bước này giúp tạo ra hệ thống để giữ gìn, duy trì sự sạch sẽ ở nơi làm việc. Bạn cần tạo ra được lịch làm vệ sinh cụ thể.

Hãy đặt tiêu chuẩn rõ ràng để đánh giá sự hiệu quả của việc săn sóc. Đồng thời thiết kế ra những nhãn mác rõ ràng về tiêu chuẩn cho vị trí đã quy định. Ngoài ra bạn cũng nên thiết lập thống nhất về vị trí và giới hạn.

Shitsuke (sẵn sàng)

Đây là một bước khá khó khăn bởi mọi nhân viên cần phải tuân  thủ nghiêm ngặt những quy định. Chữ S này cần thực hiện tự giác mà không cần tới sự ra lệnh, nhắc nhở của ai. Sẵn sàng tự giác để trở thành thói quen.

Quy trình 5S tạo nên bầu không khí thoải mái và lành mạnh cho nhân viên. Việc bảo đảm mọi người đều hiểu và cùng đồng lòng sẽ tạo được thành công cho 5S.

Kết luận

Khi hiểu rõ phương pháp Kaizen là gì? Phương pháp 5S là gì? Cũng như quy trình thực hiện giúp bạn ứng dụng được nhiều điều trong cuộc sống lẫn công việc.

Hy vọng chia sẻ trên giúp bạn giải đáp được băn khoăn của mình và có thể áp dụng các Kaizen, 5S hiệu quả. Đừng quên theo dõi chuyên trang để cập nhật thêm nhiều kiến thức giá trị khác bạn nhé!

Theo: Wiki Tavaco